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Smartworking e videoconferenze: gli strumenti migliori

Con l’emergenza Covid-19 abbiamo visto modificare completamente lo scenario lavorativo italiano. Infatti, fino a qualche tempo fa procedure burocratiche e diffidenza hanno rallentato il processo di introduzione dello smart working e telelavoro, che ha subito durante l’emergenza una vera e propria rivoluzione.

Con l’emergenza la maggior parte delle aziende si è trovata costretta ad implementare questa tipologia di lavoro agile per continuare ad avere operatività. Secondo i dati Istat il 90% delle grandi imprese - con più di 250 addetti - e il 73% delle medie imprese - dai 50 ai 249 addetti - hanno introdotto o esteso lo smartworking durante l'emergenza Covid-19, arrivando a contare ben 8 milioni di lavoratori da remoto.

Quanti di voi, durante la fase di lockdown, hanno lavorato da casa? Quanti lo stanno ancora facendo?

Alcune aziende hanno addirittura dichiarato che anche passata l’emergenza sanitaria si organizzeranno in modo che i lavoratori saranno liberi di decidere se continuare con il lavoro da remoto o tornare in ufficio, e in generale si sta ripensando completamente l’impostazione del lavoro di ufficio.

Tutto questo, ovviamente, è possibile grazie alla tecnologia, che permette di lavorare in sicurezza da praticamente ogni luogo. Tra l’altro, proprio in questi mesi, si sta lavorando anche sull’efficientamento delle infrastrutture di rete in Italia con l’introduzione, in alcune città principali, delle reti 5G.

Vista l’importanza che sta assumendo lo smart working e il ruolo che avrà nel lavoro del futuro è bene organizzare ogni aspetto lavorativo al meglio. Se ti sei perso il nostro articolo sui consigli per lavorare da casa corri a leggerlo.

smartworking e videoconferenze

In questo articolo invece ci concentreremo su un aspetto molto importante: la comunicazione con i colleghi, clienti e fornitori. Come rimanere in contatto, quali strumenti utilizzare e come organizzarsi per comunicare con i propri colleghi e lavorare in team anche da remoto.

Smartworking, la comunicazione è importante

L’introduzione di questa nuova modalità di lavoro ha sicuramente cambiato il modo di comunicare tra colleghi e in team. Infatti lavorare da casa non vuol dire estraniarsi o diminuire i punti di contatto, ma è importantissimo mantenere viva la comunicazione durante la giornata. La comunicazione è risultata fondamentale in primis per continuare a lavorare sui progetti aziendali, ma anche per evitare di estraniarsi e diminuire stress e ansia dati dal cambiamento.

I lavoratori hanno iniziato così a prendere confidenza con la videocamera, ad utilizzare in modo frequente piattaforme di videocomunicazione e ad adottare nuove abitudini durante la giornata di lavoro. La sfida più grande, soprattutto durante il lockdown, è stata quella di conciliare vita lavorativa e vita privata.

E così ci siamo abituati a verificare connessione audio e video, a cercare strumenti capaci di supportare riunioni con un gran numero di partecipanti e - alcuni ne sanno qualcosa - ci siamo divertiti a cambiare lo sfondo dietro di noi mettendo un’isola caraibica a nascondere il caos della sala da pranzo improvvisata ad ufficio.

Come tenersi in contatto con i propri colleghi?

Ora che abbiamo capito quanto sia importante mantenere la comunicazione per continuare a lavorare sui progetti aziendali definendo obiettivi e metodi, vediamo insieme come fare.

L’obiettivo è lavorare in squadra anche quando la squadra è altrove.

Abbiamo già chiarito come la comunicazione a distanza sia diversa dalla comunicazione in ufficio, per questo vogliamo condividere con te alcuni suggerimenti:

  • pianifica il tuo lavoro con i membri del team:


dovrai organizzare riunioni per pianificare e dividere il lavoro da fare insieme al tuo team. Da casa continuerai a svolgere il tuo lavoro autonomo come in ufficio, ma assicurati prima di aver chiarito bene gli obiettivi del tuo team e come intendete raggiungerli.

  • confrontati settimanalmente sui lavori in corso:


dopo la fase di pianificazione di gruppo iniziale, è necessario confrontarsi periodicamente sullo stato avanzamento dei lavori. Per questo programma riunioni in remoto a cadenza settimanale in cui saranno presenti tutti i membri del team per definire il punto della situazione.

Anche dopo aver portato a termine un obiettivo è necessario condividere insieme l’andamento dei risultati e discutere su eventuali problematiche o idee riscontrate.

  • non perdere il contatto umano:


diciamocelo, passare da un ufficio affollato in cui scambiavi una chiacchiera o prendevi un caffè coi colleghi al silenzio di casa - vale per chi non ha figli o animali domestici o parenti chiassosi, ovviamente - può essere un trauma. Quello che manca di più lavorando da casa, infatti, è proprio il rapporto umano.

In questo gli strumenti tecnologici possono aiutare a replicare la vita d’ufficio per quanto riguarda questo aspetto. Quando senti i tuoi colleghi, cerca di riservare parte della comunicazione ad argomenti che esulano dal lavoro, basta anche un “Come stai?” oppure “Com’è andata la giornata?”.

Comunicazione da remoto: che strumenti utilizzare?

Gli strumenti per la comunicazione a distanza permettono agli smart workers di:

- chattare
- videochiamare a distanza
- condividere file o documenti
- fare la condivisione schermo
- avviare una registrazione audio o video per condividerla
- lavorare simultaneamente sui documenti 

La maggior parte, per funzionare, hanno bisogno di una buona connessione internet e di device come pc, microfono e videocamera, in alternativa uno smartphone. Alcuni necessitano di essere installati, altri invece, come vedremo, possono essere utilizzati direttamente online.

Quindi abbiamo capito che la comunicazione è importante, ma quali sono gli strumenti migliori da utilizzare per la comunicazione da remoto?

Vediamoli insieme.

Skype

Skype è forse la piattaforma storicamente più utilizzata per le videochiamate, lanciata nel lontano 2003, poi acquistata da Microsoft nel 2011. Nonostante la sua età Skype non ci delude, permette di effettuare conference call con condivisione dello schermo ed ha una chat istantanea molto comoda in cui è possibile condividere facilmente documenti e file. Inoltre c’è un’altra funzionalità che la maggior parti di noi avrà trovato estremamente utile: Skype da la possibilità di personalizzare o sfocare lo sfondo.

Quanti utenti possono connettersi con questo tool per videoconferenze ? Con la versione free fino a 50 persone connesse simultaneamente, altrimenti bisogna ricorrere alla versione Business, che permette di collegare fino a 250 persone e di trasmettere una videoconferenza online fino a 10.000 persone.

Zoom

Zoom è una piattaforma nata nel 2011 con l’obiettivo di ospitare riunioni di lavoro, webinar e videoconferenze. Durante l’emergenza Covid-19 ha subito un forte aumento di utilizzatori, che sono passati da 10 milioni a 200 milioni nel mondo.

Con Zoom è possibile effettuare riunioni di gruppo gratuite fino a 100 partecipanti con una durata massima di 40 minuti. Esistono poi i piani Pro, Business ed Enterprise che offrono performance superiori come maggior numero di partecipanti e maggiore durata.

Come Skype, anche Zoom offre la possibilità di condividere lo schermo e documenti in live, di cambiare lo sfondo della propria stanza ma fa anche di più: possiede un filtro bellezza capace di nascondere i segni della stanchezza sul tuo volto.

iorestoacasa.work

Per ultimo siamo lieti di presentare una soluzione per videochat a cui siamo particolarmente affezionati. Iorestoacasa è un’iniziativa nata dalla mente - e dal cuore - di 4 ragazzi di Fabriano che durante il periodo di lockdown causato dall’emergenza Covid-19 hanno sentito la necessità di fare qualcosa non soltanto per i lavoratori, ma in generale per chiunque avesse avuto il bisogno di sentirsi vicino a chi era lontano.

Nasce così uno strumento di videochiamata libero, che permette di effettuare call senza bisogno di registrazione, semplicemente collegandosi online e condividendo il link della videochiamata con chiunque voglia connettersi. Tophost ha aderito all’iniziativa mettendo a disposizione due server: tophost.iorestoacasa.work e tophost2.iorestoacasa.work

Il limite di partecipanti ad una videochiamata è di 50 persone e il servizio è completamente gratuito. Che aspetti a provare? Facci sapere.


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