Al giorno d’oggi la PEC è diventato uno strumento essenziale, con il quale imprenditori, commercianti, liberi professionisti e dipendenti possono accedere a numerosissimi servizi completamente digitalizzati. Si tratta di un sistema che permette di dare ufficialità a determinati documenti senza il bisogno di passare per il formato cartaceo e che, grazie al suo funzionamento, conferisce un insindacabile valore legale. In questa breve guida chiariremo cos’è la PEC, come funziona e quali sono le informazioni importanti da conoscere prima di cominciare ad utilizzarla.
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Cos’è la posta certificata
La PEC, ovvero Posta Elettronica Certificata, è un sistema di posta elettronica che utilizza i protocolli standard delle tradizionali mail ma con una garanzia aggiuntiva, necessaria a conferirne valore legale. Difatti al mittente viene fornita la prova legale dell’invio e della consegna della mail integra, incluso il corpo della mail e gli eventuali allegati. Si tratta di uno strumento molto pratico da utilizzare proprio perché è identico ai tradizionali servizi mail dai quali differisce proprio per la garanzia delle ricevuta di consegna che, quindi, acquisisce un valore legale.
La posta elettronica certificata, quindi, assume lo stesso valore legale della tradizionale raccomandata con avviso di ritorno che tutti conosciamo. In pratica quando mandi la raccomandata e il postino si accerta che tu l’abbia ricevuta, ti torna indietro una comunicazione via posta che notifica l’avvenuta ricezione. Allo stesso modo la PEC ti comunica che hai inviato correttamente la mail e che questa è stata consegnata e ricevuta. Il valore legale della PEC in qualità di raccomandata è stabilito dal DPR n. 68 dell’11 febbraio 2005.
A cosa serve la PEC
Semplicemente la PEC serve a trasmettere messaggi in formato elettronico che potranno contenere qualsiasi tipologia di informazione o allegato. Si utilizza per avere la certezza che questa venga recapitata al destinatario perfettamente integra. Questo innovativo strumento nasce per sostituire la raccomandata con ricevuta di ritorno, uno strumento legale che è decisamente superato per i costi e le tempistiche di spedizione. A questo si aggiunge il fatto che la raccomandata spesso finisce persa, dando vita a controversie piuttosto complesse soprattutto nella sfera legale.
Tramite PEC è possibile inviare un ricorso al Prefetto o un incarico formale ad un professionista, che sia esso un avvocato, un commercialista o un ingegnere. La PEC consente di inoltrare la formale disdetta di un contratto, così come anche la rescissione. Per esempio può essere utilizzata per disdire l’abbonamento della palestra o comunicare i tuoi documenti ad una Pubblica Amministrazione.
In conclusione la PEC è uno strumento legale certo, sicuro e immediato con il quale ti puoi disfare dei faldoni cartacei e inviare istantaneamente documenti formali per i quali garantisce il sistema di notifica dell’avvenuta ricezione da parte del destinatario. Per avere la certezza che la PEC sia stata ricevuta occorre controllare l’attestazione di invio che arriva alla propria casella qualche instante dopo aver digitato sul tasto “Invia”. Si tratta di una ricevuta che ha lo stesso valore legale del cartoncino della raccomandata e che costituisce la prova legale dell’avvenuta spedizione del messaggio.
La ricevuta segnalerà in modo incontrovertibile la data e l’ora di consegna che verrà tenuto in considerazione per eventuali accadimenti legali del caso. Non è la visualizzazione del messaggio a costituire la prova legale di spedizione ma i dati riportati nella ricevuta di invio e di ricezione. Quindi come per la raccomandata la ricevuta di consegna fornisce la certezza legale dell’avvenuto recapito della PEC.
Come funziona la PEC
La trasmissione, quindi, è considerata certificata solo quando la casella del mittente e quella del destinatario sono entrambe certificate perché, in caso contrario, il sistema fornirà solo una parte dei dati di certificazione dell’invio e della ricezione. I gestori di posta certificata, quindi, sono tenuti a registrare tutte le attività compiute dagli utilizzatori per un periodo non inferiore a trenta mesi. Questo servirà per fornire prove in caso di smarrimenti delle ricevute e di controversie tra due soggetti. Al tempo stesso i gestori di posta certificata sono tenuti ad utilizzare un riferimento orario ufficiale, per l’indicazione dell’ora esatta.
I servizi PEC si basano solamente su protocolli sicuri che impediscono qualsiasi manomissione esterna del messaggio spedito. L’identificazione dell’utilizzatore può avvenire per vari livelli di certificati digitali e, in ogni caso, protegge l’utilizzatore da eventuali violazioni esterne. In conclusione la PEC è uno strumento molto semplice che si compone di quattro elementi imprescindibili dal tipo di fornitore che deciderai di adottare:
- Accesso sicuro
- Ricevuta di invio
- Ricevuta di consegna
- Archiviazione temporanea dei dati
Potrai anche appoggiare il servizio PEC al tuo client preferito, in modo tale da avere l’accesso alla PEC anche dal tuo smartphone per non perdere di vista nessuna comunicazione. Come vedi è uno strumento facile da utilizzare, che richiede una procedura di iscrizione semplice e immediata ed un piccolo pagamento annuale del servizio. Se desideri velocizzare la spedizione dei tuoi documenti importanti, quindi, la PEC è lo strumento pratico e ideale che dovresti subito iniziare a utilizzare.
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